クレームを英語メールで伝えるときに使える表現

仕事をしていると、どうしても文句を言いたくなる瞬間ってありますよね。依頼した商品が納期に間に合わなかったり、聞いていた話と違っていたり。

日本国内であれば、ちょっと気がひけるかもしれませんが、電話やメールで苦情を伝えることは可能です。しかし、海外であればどうですか?

『英語でクレームを伝えるのはちょっと・・・』と、泣き寝入りしていませんか。言うときは言わないと、状況はどんどん悪化してしまいます。

とはいえ、ビジネスなので、いくら怒っていても子供っぽい表現ではなく、プロフェショナルな表現を使いたいところです。

この記事では、クレーム、苦情をメールで伝える表現を紹介しています。

クレームはクレームではない?

期待していたものと違いものやサービスであった場合に、日本語では『クレームを付ける』といいますよね。

しかし、苦情という意味の『クレーム』は和製英語なので、I claim や I make a claim と言っても、外国人に意味は通じません。

claim は「苦情」「異議」の意味はなく『要求する、主張する』という意味になります。

ちなみに、空港に行くと baggage claim という看板を目にします。

baggage は『荷物』、claim は『主張する』なので、自分の荷物と主張する=荷物を受け取る。つまり、手荷物受取所となります。

クレームをつける」「苦情を言う」「文句を言う」「愚痴を言う」という時には、complain を使います。

ちなみに英英辞典でcomplain を調べると

to say that you are annoyed, not satisfied, or unhappy about something or someone
『物や人に対して、イライラいている、満足していない、幸せでないことを言う』

苦情を伝えるメールの書き方

メールの書き始めには、なぜメールを送っているのか、目的を伝えることが大切です。なので、complain を使い、苦情があることを伝えます。

<例文>
I am sending this email to complain about your delivery delay.
配送遅れについて苦情を伝えるために、このメールを送っています。

I am writing to complain about your service.
サービスについて苦情を伝えるために、このメールを書いています。

次に、不満の内容を伝えます。

<例文>
The book we ordered two weeks ago has not arrived.
『2週間前に注文した本がまだ届かない』

The product I received is not what I expected.
『受け取った製品が思っていたものと違っていた』

The projector doesn’t work properly.
『プロジェクターが正常に動かない』

続いて、何をしてもらいたいのか、要求を伝えます。

I would like to ask for an explanation for this delay.
『この遅延について説明してもらいたい』

Could I have a replacement as soon as possible?
『できるだけ早く、変わりの品をもらいたい』

I am requesting a total refund of the payment I made.
『支払金額の全額返金をお願いしたい』

最後に、早めに返事が欲しいことを伝えいます。

Please reply as soon as possible.
『できるだけ早めに返事ください』

I look forward to your reply.
『返事を楽しみに待っています』

ビジネスメールなので、礼儀正しく書くことは当然ですが、主張ははっきりと伝えなければいけません。。

苦情のメールを書く順番は
1.メールの目的 
2.不満の詳細
3.相手にしてほしいこと

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