やんわり催促するメールの書き方|リマインダーメールの内容

仕事をしている人なら誰でも経験したことがあると思いますが、同僚や仕事仲間に「データや書類を送って」と依頼したのになかなか送ってもらいえないこと。

特に、その書類を期日までに客先や上司に提出しなくてはいけないとき、焦り、イライラしますよね。期日を過ぎたら、客先から怒られたり、謝ったりするのはこちらですからね。

そうならないためにも、期日の1週間、もしくは数日前にメールを送って、思い出してもらうことが必要です。今回は、そんなメールに使える英語をご紹介します。

リマインダーメールに使える文章

相手に依頼した内容や期日を思い出してもらうメールのことを リマインダーメール(Reminder mail) と言います。

リマインド(remind) とは、思い出させる、気づかせる という意味です。英英辞典には、

to make someone think of something they have forgotten or might have forgotten
『相手に忘れている、忘れているかもしれないことを考えさせること』とあります。

リマインダーメールで気をつけなくてはいけないことは、日本人でもアメリカ人でも同じで、できるだけ相手にプレッシャーを与えないことです。

『あの件どうなった、早く送って』

とストレートな言い方をしてしまうと、いくらアメリカ人でも気分を害してしまいます。

『わかってるよ!こっちだって忙しいんだから!』

なんて思われないように、相手の状況を気にしながら、上手にお願いすることが大切です。

そんなときに使える便利な表現が

1. This is just a friendly reminder that

2. I just wanted to give you quick reminder that

1. で使われている friendly は、『友好的な、好意的な』という意味です。丁度いい日本語はないですが『~を念のためお知らせするメールです』というニュアンスです。

2. で使われている quick は、『ちょっとした、簡単な』という意味です。なので『~をちょっと思い出してもらいたいです』という感じですね。

それでは、例文を紹介します。

リマインダーメールの内容

This is just a friendly reminder that I am waiting for your response.
『あなたからの返答を待っているので、ご確認お願いします。』

I just wanted to give you quick reminder that we need the data I requested in my last e-mail.
『前回のメールでお願いしたデータが必要なので、ご確認ください』

思い出してもらう前に『あなたが忙しいのは分かっているのですが』と一言加えると、さらに柔らかいメールになります。

I know you’ve been very busy but

もしくは

I know how busy you are but

文章をくっつけると

I know how busy you are but I just wanted to give you quick reminder that we need the data I requested in my last e-mail.
『あなたが忙しいのはわかっていますが、前回のメールでお願いしたデータについてちょっとリマインダーを送ります。』

ここまで伝えれば、相手にプレッシャーを与えずに、依頼したことに対応してもらえるのではないでしょうか。

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