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仕事をしている人なら誰でも経験したことがあると思いますが、同僚や仕事仲間に「データや書類を送って」と依頼したのになかなか送ってもらいえないこと。
特に、その書類を期日までに客先や上司に提出しなくてはいけないとき、焦り、イライラしますよね。期日を過ぎたら、客先から怒られたり、謝ったりするのはこちらですからね。
そうならないためにも、期日の1週間、もしくは数日前にメールを送って、思い出してもらうことが必要です。今回は、そんなメールに使える英語をご紹介します。
リマインダーメールに使える文章
相手に依頼した内容や期日を思い出してもらうメールのことを リマインダーメール(Reminder mail) と言います。
リマインド(remind) とは、思い出させる、気づかせる という意味です。英英辞典には、
to make someone think of something they have forgotten or might have forgotten
『相手に忘れている、忘れているかもしれないことを考えさせること』とあります。
リマインダーメールで気をつけなくてはいけないことは、日本人でもアメリカ人でも同じで、できるだけ相手にプレッシャーを与えないことです。
『あの件どうなった、早く送って』
とストレートな言い方をしてしまうと、いくらアメリカ人でも気分を害してしまいます。
『わかってるよ！こっちだって忙しいんだから！』
なんて思われないように、相手の状況を気にしながら、上手にお願いすることが大切です。
そんなときに使える便利な表現が
1. This is just a friendly reminder that
2. I just wanted to give you quick reminder that
1. で使われている friendly は、『友好的な、好意的な』という意味です。丁度いい日本語はないですが『～を念のためお知らせするメールです』というニュアンスです。
2. で使われている quick は、『ちょっとした、簡単な』という意味です。なので『～をちょっと思い出してもらいたいです』という感じですね。
それでは、例文を紹介します。
リマインダーメールの内容
This is just a friendly reminder that I am waiting for your response.
『あなたからの返答を待っているので、ご確認お願いします。』
I just wanted to give you quick reminder that we need the data I requested in my last e-mail.
『前回のメールでお願いしたデータが必要なので、ご確認ください』
思い出してもらう前に『あなたが忙しいのは分かっているのですが』と一言加えると、さらに柔らかいメールになります。
I know you’ve been very busy but
もしくは
I know how busy you are but
文章をくっつけると
I know how busy you are but I just wanted to give you quick reminder that we need the data I requested in my last e-mail.
『あなたが忙しいのはわかっていますが、前回のメールでお願いしたデータについてちょっとリマインダーを送ります。』
ここまで伝えれば、相手にプレッシャーを与えずに、依頼したことに対応してもらえるのではないでしょうか。
